ewidencja.pro

Regulamin świadczenia usług serwisu ewidencja.pro

Obowiązuje od 26 października 2026 r.; dla umów zawartych od 10 października 2026 r. — od dnia zawarcia umowy. Wersje wcześniejsze: regulamin z 19 października 2026 r. (obowiązuje do 25 października 2026 r.) · regulamin z 25 września 2026 r. (obowiązuje do 18 października 2026 r.).

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Serwis ewidencja.pro (dalej: Serwis) prowadzi Instytut Komunikacji Strategicznej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Juliusza Słowackiego 37J, 80-257 Gdańsk, NIP 5842874601, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001198068 przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Usługodawca).
  2. Kontakt: support@ewidencja.pro albo korespondencja z supportem w panelu Serwisu.
  3. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w Serwisie, w tym zasady płatnej subskrypcji. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

  1. Organizacja — przedsiębiorca albo inna organizacja (w szczególności warsztat rusznikarski lub klub strzelecki), która zawarła z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu. Organizacja jest stroną umowy.
  2. Warsztat — Organizacja prowadząca w Serwisie Księgę; Klub — Organizacja prowadząca w Serwisie Rejestry klubu, Książkę pobytu lub Menedżera klubu.
  3. Rejestry klubu — ewidencje broni i amunicji prowadzone przez Klub na podstawie rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 26 sierpnia 2014 r. (t.j. Dz.U. 2023 poz. 364).
  4. Książka pobytu — książka pobytu na strzelnicy prowadzona przez Klub zgodnie z regulaminem strzelnicy (art. 46 ustawy z 21 maja 1999 r. o broni i amunicji; wzorcowy regulamin strzelnic — Dz.U. 2000 nr 18 poz. 234 ze zm.).
  5. Menedżer klubu — Moduł do prowadzenia przez Klub ewidencji członków: kartoteka członków, składki i przypomnienia, uprawnienia członków, dokumenty i terminy, komunikaty do członków.
  6. Osoba na strzelnicy — osoba wpisująca się do Książki pobytu; Prowadzący — osoba prowadząca strzelanie na strzelnicy Klubu.
  7. Ewidencje — łącznie Księga, Rejestry klubu, Książka pobytu i kartoteka członków Menedżera klubu prowadzone przez Organizację w Serwisie.
  8. Moduł — wyodrębniona część Serwisu: Księga (dla Warsztatu), Rejestry klubu, Książka pobytu, Menedżer klubu (dla Klubu).
  9. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu Organizacji, w roli właściciela (w Klubie: kierownika), osoby upoważnionej, rusznikarza albo podglądu.
  10. Właściciel — Użytkownik z pełnymi uprawnieniami do konta Organizacji, w tym do zarządzania zespołem i płatnościami (w Klubie: kierownik).
  11. Klient Warsztatu — osoba, której broń Warsztat przyjmuje do naprawy i której dane Warsztat wpisuje do Księgi.
  12. Księga — prowadzona w Serwisie księga rejestru napraw broni, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 2241), wydanym na podstawie art. 47 ust. 7 ustawy z 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1743 ze zm.).
  13. Cennik — informacja o cenach dostępna na stronie Serwisu; jego aktualna treść na dzień przyjęcia Regulaminu jest opisana w § 9.
  14. Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zależnie od wybranego wariantu subskrypcji.
  15. Okres próbny — okres korzystania przez Klub z Modułów bez opłat (§ 9 ust. 12).

§ 3. Czym jest Serwis

  1. Serwis to program działający w przeglądarce internetowej, służący do prowadzenia Księgi przez przedsiębiorców posiadających koncesję MSWiA oraz Rejestrów klubu, Książki pobytu i ewidencji członków (Menedżer klubu) przez kluby strzeleckie.
  2. W ramach Księgi Warsztat może w szczególności:
    1. prowadzić Księgę — wpisów nie można usunąć (blokada w bazie danych); błąd koryguje się nowym wpisem, a pierwotny wpis pozostaje widoczny;
    2. w każdej chwili wydrukować Księgę i wyeksportować ją do pliku CSV;
    3. drukować pokwitowanie przyjęcia broni w formacie A5, z miejscem na datę i godzinę odbioru oraz podpis odbierającego;
    4. zbierać podpis Klienta Warsztatu na tablecie w Warsztacie albo przez link otwierany na telefonie Klienta — Serwis zapisuje obraz podpisu, czas jego złożenia, adres IP i informację o przeglądarce podpisującego;
    5. wysyłać Klientom Warsztatu e-maile o naprawie (przyjęcie, w naprawie, gotowa do odbioru, informacja) z linkiem do strony statusu naprawy — link jest ważny 180 dni, strona nie zawiera danych osobowych, a numer broni jest na niej skrócony. Do e-maili wysyłanych przez Serwis Usługodawca może dołączać informacje ułatwiające korzystanie z Serwisu i usług z nim powiązanych (w szczególności zaproszenie do bezpłatnej Karty Strzelca dla Klienta Warsztatu, który jej jeszcze nie używa);
    6. przy przyjęciu broni pobrać dane Klienta Warsztatu z jego Karty Strzelca (imię, nazwisko, adres albo dane legitymacji lub pozwolenia, e-mail) — wyłącznie po podaniu przez Klienta Warsztatu PIN-u jego Karty;
    7. prowadzić zespół z rolami (właściciel, osoba upoważniona, rusznikarz, podgląd) i odnotowywać udzielenie pisemnego upoważnienia, o którym mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2019 r.; Serwis rejestruje wyłącznie oświadczenie Właściciela, że upoważnienie zostało udzielone — samo upoważnienie Organizacja sporządza i przechowuje poza Serwisem;
    8. przeglądać rejestr zdarzeń (kto, kiedy, co zrobił, z jakiego adresu IP);
    9. korespondować z supportem Usługodawcy w panelu.
  3. W ramach Rejestrów klubu Klub może w szczególności: prowadzić ewidencję broni i amunicji w jednym lub kilku magazynach, wydawać broń i amunicję na oś i na zawody oraz przyjmować zwroty za podpisem pobierającego, prowadzić depozyt broni członków (opcja, którą włącza Klub), oznaczać opłaty za strzelanie z amunicją klubową, drukować ewidencje do teczki w magazynie i eksportować je. Wpisów nie można usunąć; błąd koryguje się nowym wpisem.
  4. W ramach Książki pobytu Klub może w szczególności: przyjmować wpisy na tablecie przy wejściu (kiosk), z naklejki z kodem QR strzelnicy i z kodu QR grupy — Kartą Strzelca, licencją PZSS, kartą MojaStrzelnica albo formularzem, z podpisem na ekranie; prowadzić listę Prowadzących (osoby z zespołu z dokumentem uprawniającym) albo dopuszczać Prowadzących, których uprawnienie potwierdza Karta Strzelca; udostępniać Prowadzącemu panel na jego telefonie z listą wpisanych pod nim osób; drukować i eksportować Książkę pobytu. Osoba może mieć jeden wpis dziennie (kolejny — po zapisanym wyjściu, jeżeli Klub zapisuje wyjścia); błędny wpis Prowadzący odrzuca z podaniem powodu.
  5. W ramach Menedżera klubu Klub może w szczególności: prowadzić kartotekę członków (numer PESEL, adres i dane pozwolenia są przechowywane w postaci zaszyfrowanej), naliczać składki, odnotowywać ich wpłaty — także online (§ 9 ust. 16) — i wysyłać członkom przypomnienia, odnotowywać uprawnienia członków wraz ze źródłem, zbierać deklaracje członkowskie z podpisem na ekranie, przechowywać skany dokumentów z terminem ważności i wysyłać komunikaty do członków.
  6. Moduły Klubu włącza kierownik Klubu w panelu Serwisu (§ 9 ust. 12). W Klubie korzystającym z Serwisu na warunkach indywidualnych (§ 9 ust. 15) Moduły włącza Usługodawca na prośbę Klubu.
  7. Serwis udostępnia konto demonstracyjne (/demo) z fikcyjnymi danymi (§ 7).

§ 4. Serwis jest narzędziem — obowiązki pozostają przy Organizacji

  1. Obowiązek prowadzenia Księgi, jej kompletność, prawdziwość wpisów i przechowywanie przez okres wymagany przepisami spoczywają na Warsztacie (przepisy nie określają odrębnego okresu przechowywania księgi: prowadzi się ją przez cały czas działalności, z możliwością odczytu i wydruku od dnia założenia (§ 4 ust. 9 pkt 3 rozporządzenia MSWiA z 30.10.2019, Dz.U. 2019 poz. 2241), a po ostatecznym cofnięciu koncesji przedsiębiorca przekazuje ewidencje organowi koncesyjnemu w terminie 3 miesięcy od uprawomocnienia się decyzji, uporządkowane chronologicznie i ze spisem zawartości (art. 37 ustawy z 13 czerwca 2019 r., t.j. Dz.U. 2023 poz. 1743)). Serwis nie weryfikuje treści wpisów ani uprawnień Klientów Warsztatu.
  2. Obowiązek prowadzenia Rejestrów klubu i Książki pobytu, ich kompletność, prawdziwość wpisów i przechowywanie przez okres wymagany przepisami spoczywają na Klubie. Serwis nie weryfikuje uprawnień Osób na strzelnicy; uprawnienie Prowadzącego sprawdza na liście Klubu albo — na żądanie Prowadzącego — w jego Karcie Strzelca.
  3. Organizacja odpowiada za to, by osoby, którym nadaje dostęp do Księgi, Rejestrów klubu lub Książki pobytu, miały wymagane upoważnienie.
  4. Podpis składany w Serwisie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ocena, czy taka forma podpisu spełnia wymagania stawiane Ewidencjom, należy do Organizacji. Podpis na ekranie (tablet, kiosk albo telefon Klienta Warsztatu lub Osoby na strzelnicy) jest utrwalany razem z czasem złożenia, adresem IP i informacją o przeglądarce i jest przyjętą w praktyce formą potwierdzenia w ewidencji prowadzonej elektronicznie. Organizacja może w każdej chwili zbierać podpisy na papierze.
  5. Warsztat jest administratorem danych Klientów Warsztatu, a Klub — danych Osób na strzelnicy, osób wpisywanych do Rejestrów klubu i członków Klubu; każde z nich odpowiada za wykonanie wobec tych osób obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO), w tym poinformowanie o zapisie adresu IP i informacji o przeglądarce przy podpisie. Na prośbę Organizacji Usługodawca udostępnia wzór takiej klauzuli informacyjnej.
  6. Serwis nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje znajomości przepisów przez Organizację.

§ 5. Zawarcie umowy i konto

  1. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i organizacji w związku z prowadzoną przez nich działalnością. Regulamin nie jest skierowany do konsumentów. Prowadzenie Ewidencji jest obowiązkiem związanym z działalnością Organizacji (w przypadku Warsztatu — koncesjonowaną), dlatego umowa ma dla Organizacji charakter zawodowy — także gdy Organizacja jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
  2. Z zastrzeżeniem ust. 3, umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta Organizacji i akceptacji Regulaminu. Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Organizacji.
  3. Konto Klubu zakłada kierownik Klubu samodzielnie w Serwisie albo Usługodawca na wniosek Klubu, wysyłając zaproszenie kierownikowi. Umowa z Klubem zostaje zawarta z chwilą założenia konta albo przyjęcia zaproszenia przez kierownika i akceptacji przez niego Regulaminu wraz z umową powierzenia (Załącznik nr 1); kierownik oświadcza, że jest uprawniony do działania w imieniu Klubu.
  4. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Płatna subskrypcja (§ 9) jest jej elementem, z zastrzeżeniem § 9 ust. 12 i 15.
  5. Założenie konta wymaga podania adresu e-mail i danych Organizacji. Do korzystania z Serwisu potrzebna jest przeglądarka internetowa, dostęp do Internetu i skrzynka e-mail.
  6. Organizacja odpowiada za aktualność danych podanych w Serwisie, w tym danych do faktury.

§ 6. Logowanie, zespół i bezpieczeństwo dostępu

  1. Logowanie odbywa się:
  2. linkiem wysłanym na adres e-mail Użytkownika — link jest ważny 30 minut, albo
  3. Kartą Strzelca (kartastrzelca.pl — serwis tego samego Usługodawcy) i PIN-em Karty. PIN sprawdza Karta Strzelca; Serwis go nie otrzymuje.
  4. Użytkownik chroni dostęp do swojej skrzynki e-mail i PIN-u Karty. Działania wykonane po zalogowaniu uważa się za działania Użytkownika, a przez niego — Organizacji.
  5. Właściciel dodaje i usuwa Użytkowników oraz nadaje im role. Zapraszać do zespołu może także osoba upoważniona — wyłącznie do roli nie wyższej niż własna. Konto jest osobiste — Użytkownicy nie powinni udostępniać sobie nawzajem dostępu; każdy powinien mieć własne konto, bo tylko wtedy rejestr zdarzeń poprawnie wskazuje, kto dokonał wpisu.
  6. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Organizacja niezwłocznie informuje Usługodawcę.
  7. Na prośbę Organizacji (obsługa zgłoszenia, w szczególności dodanie osób do zespołu lub listy Prowadzących) administrator Serwisu może wykonać czynności na jej koncie z uprawnieniami Właściciela (w Klubie: kierownika). Każda taka czynność zapisuje się w rejestrze zdarzeń Organizacji. Administrator Serwisu nie dokonuje wpisów w Rejestrach klubu (§ 11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 26 sierpnia 2014 r.).

§ 7. Konto demo

  1. Konto demo (/demo) służy wyłącznie do zapoznania się z Serwisem i zawiera fikcyjne dane.
  2. Konto demo jest wspólne dla wszystkich odwiedzających (warsztat, klub z rejestrami, strzelnica z Książką pobytu); dane wracają do stanu początkowego co noc i mogą być w każdej chwili usunięte.
  3. Do konta demo nie wolno wprowadzać prawdziwych danych osobowych — widzą je inni odwiedzający.
  4. Z konta demo można zostawić kontakt („Jestem zainteresowany(-a)”); zasady przetwarzania tych danych opisuje Polityka prywatności.

§ 8. Zakazane działania

Zabronione jest: (1) wprowadzanie treści bezprawnych; (2) próby uzyskania dostępu do danych innych Organizacji lub obejścia zabezpieczeń; (3) automatyczne, masowe obciążanie Serwisu poza udostępnionymi funkcjami; (4) odsprzedaż lub udostępnianie Serwisu podmiotom spoza Organizacji. Naruszenie może skutkować zawieszeniem dostępu do czasu wyjaśnienia, a w razie rażącego naruszenia — wypowiedzeniem umowy (§ 12 ust. 3). Zawieszenie nie pozbawia Organizacji możliwości wydruku i eksportu Ewidencji.

§ 9. Cennik i płatności

  1. Ceny i promocje opisane w ust. 2–9 dotyczą Księgi (Warsztaty), a w ust. 10–16 — Modułów Klubu. Ceny są cenami końcowymi: Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług) — cena netto jest równa cenie brutto. Z chwilą utraty podmiotowego zwolnienia z VAT do cen wskazanych w Cenniku może zostać doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki; Usługodawca poinformuje o tym Organizację e-mailem co najmniej 14 dni przed pierwszą płatnością z VAT.
  2. Promocja „Założyciele” dla małych warsztatów (jeden warsztat — jedno miejsce prowadzenia działalności — i najwyżej dwóch Użytkowników): pierwsze 20 Warsztatów płaci 29 zł miesięcznie albo 290 zł rocznie — dożywotnio (§ 9 ust. 6) — i otrzymuje 2 miesiące bez opłat.
  3. Pozostali: 59 zł miesięcznie albo 590 zł rocznie i 1 miesiąc bez opłat.
  4. Okres bez opłat liczy się od dnia założenia konta. Po jego upływie subskrypcja staje się płatna. Jeżeli Serwis prosi o kartę płatniczą przy zakładaniu konta, pierwsza płatność zostaje pobrana automatycznie w dniu wskazanym przy zakładaniu konta; data i kwota pierwszej płatności są widoczne od początku.
  5. Usługodawca może, przed pierwszą płatnością Organizacji, przyznać jej cenę pełną zamiast promocyjnej (w szczególności gdy Warsztat nie spełnia kryterium promocji albo limit 20 miejsc został wyczerpany), informując o tym Organizację e-mailem.
  6. Cena zamraża się w chwili pierwszej płatności i nie rośnie dla tej Organizacji tak długo, jak subskrypcja trwa bez przerwy dłuższej niż 60 dni; po dłuższej przerwie obowiązuje cena z aktualnego Cennika. Doliczenie podatku VAT po utracie zwolnienia (ust. 1) nie jest podwyższeniem ceny.
  7. Płatność następuje kartą przez operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Usługodawca nie ma dostępu do danych karty.
  8. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy, do czasu rezygnacji (§ 11). Opłata jest pobierana z góry za Okres rozliczeniowy.
  9. Zmiana Cennika nie dotyczy Organizacji z zamrożoną ceną (ust. 6).
  10. Kluby — ceny Modułów (miesięcznie): Rejestry klubu — 99 zł, Książka pobytu — 99 zł, Menedżer klubu — 149 zł. Pakiety: „Strzelnica” (Rejestry klubu i Książka pobytu) — 159 zł, „Klub” (Rejestry klubu, Książka pobytu i Menedżer klubu) — 279 zł. Przy rozliczeniu rocznym cena za rok jest równa dziesięciokrotności ceny miesięcznej.
  11. Klub płaci najniższą kwotę wynikającą z ust. 10 dla Modułów włączonych w danym Okresie rozliczeniowym — Serwis sam stosuje cenę pakietu, jeżeli jest korzystniejsza; Klub nie musi o to wnosić.
  12. Okres próbny. Klub, który założył konto samodzielnie, korzysta z Modułów bez opłat przez 30 dni od dnia założenia konta. Moduł włączony w trakcie Okresu próbnego przedłuża go tak, aby trwał co najmniej 14 dni od włączenia tego Modułu. Moduł włączony po Okresie próbnym przez Klub z opłaconą subskrypcją jest bez opłat przez 14 dni od jego włączenia; po tym czasie jego cena jest doliczana do subskrypcji proporcjonalnie do pozostałej części Okresu rozliczeniowego, z uwzględnieniem ust. 11.
  13. Jeżeli Serwis prosi o kartę płatniczą przy zakładaniu konta Klubu, pierwsza płatność zostaje pobrana automatycznie po upływie Okresu próbnego, chyba że Klub zrezygnuje z subskrypcji przed jego końcem (§ 11); data i kwota pierwszej płatności są widoczne w Serwisie, a Okres rozliczeniowy (miesiąc albo rok) Klub wybiera przy podaniu karty. Do Klubów stosuje się odpowiednio ust. 6–9, przy czym zamrożeniu podlegają ceny Modułów i pakietów z ust. 10 — włączenie kolejnego Modułu nie jest podwyższeniem ceny.
  14. Po upływie Okresu próbnego bez płatności konto Klubu przechodzi w tryb tylko do odczytu (§ 11 ust. 3).
  15. Warunki indywidualne. Usługodawca może uzgodnić z Klubem warunki indywidualne w odrębnej umowie; w zakresie w niej uregulowanym ust. 10–14 nie stosuje się. Klub, któremu konto założył Usługodawca, korzysta z Modułów bez opłat do czasu uzgodnienia warunków indywidualnych albo przejścia na zasady ust. 10–14, o którym Usługodawca informuje Klub co najmniej 14 dni wcześniej.
  16. Składki członkowskie online. Składki płatne online w Menedżerze klubu są realizowane na koncie Klubu u operatora płatności Stripe (Stripe Connect), na podstawie umowy Klubu z tym operatorem. Środki trafiają bezpośrednio do Klubu — Usługodawca ich nie przyjmuje i nie pobiera od nich prowizji; opłaty operatora płatności ponosi Klub zgodnie z umową z operatorem. Za rozliczenie składek wobec członków odpowiada Klub.
  17. Promocja „Pierwsze kluby”: pierwsze 10 Klubów korzystających z Serwisu na zasadach ust. 10–14 płaci połowę cen wynikających z ust. 10–11 — dożywotnio, na zasadach ust. 6. O kolejności decyduje data założenia konta Klubu; z chwilą pierwszej płatności miejsce w promocji jest przypisane Klubowi na stałe. Promocja nie dotyczy Klubów korzystających z warunków indywidualnych (ust. 15).

§ 10. Faktury

  1. Po każdej płatności Usługodawca wystawia fakturę w programie Fakturomania i przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dopóki Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego, na fakturze stosowane jest oznaczenie zwolnienia z VAT („zw.”).
  2. Organizacja otrzymuje e-mail z numerem faktury i numerem nadanym w KSeF na adres e-mail płatnika.
  3. Organizacja akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w postaci elektronicznej.

§ 11. Rezygnacja i brak płatności

  1. Organizacja może zrezygnować z subskrypcji w każdej chwili, jednym kliknięciem w Serwisie, bez podawania przyczyny.
  2. Po rezygnacji subskrypcja działa do końca opłaconego Okresu rozliczeniowego i nie odnawia się. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
  3. Jeżeli płatność nie zostanie dokonana w terminie (także po rezygnacji), konto Organizacji przechodzi w tryb tylko do odczytu: nie można dodawać nowych wpisów (w Klubie także otwierać strzelania w Książce pobytu ani zmieniać kartoteki członków), ale wgląd w Ewidencje, ich wydruk i eksport działają zawsze.
  4. Przejście w tryb tylko do odczytu nie rozwiązuje umowy. Organizacja może w każdej chwili wznowić subskrypcję. Opłacenie subskrypcji, zarządzanie zespołem, kontakt z supportem i zwrot wydanej broni w Rejestrach klubu działają także w trybie tylko do odczytu.
  5. Rezygnacja w Okresie próbnym oznacza, że po jego upływie płatność nie zostanie pobrana, a konto Klubu przejdzie w tryb tylko do odczytu.

§ 12. Rozwiązanie umowy i dane po jej zakończeniu

  1. Organizacja może rozwiązać umowę w każdej chwili, zgłaszając prośbę o zamknięcie konta na support@ewidencja.pro.
  2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Organizację e-mailem, w szczególności gdy konto pozostaje w trybie tylko do odczytu dłużej niż 24 miesiące albo w razie zakończenia działalności Serwisu.
  3. W razie rażącego naruszenia Regulaminu (§ 8) Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  4. Po rozwiązaniu umowy Organizacja zachowuje dostęp do odczytu, wydruku i eksportu Ewidencji przez 90 dni. Na wniosek Organizacji zgłoszony w tym czasie Usługodawca przekaże jej eksport Ewidencji. Po tym okresie dane Organizacji, w tym dane Klientów Warsztatu, Osób na strzelnicy i członków Klubu, są usuwane (z zastrzeżeniem kopii zapasowych — § 5 Załącznika nr 1 i danych, które Usługodawca musi przechowywać z mocy prawa, np. faktur).
  5. Usługodawca uprzedza Organizację e-mailem o zbliżającym się usunięciu danych 14 dni wcześniej.
  6. Organizacja odpowiada za pobranie Księgi, Rejestrów klubu, Książki pobytu i kartoteki członków przed ich usunięciem i za ich dalsze przechowywanie przez okres wymagany przepisami.

§ 13. Dostępność i prace serwisowe

  1. Usługodawca dokłada starań, by Serwis działał bez przerw, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności.
  2. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe i aktualizacje. O planowanych przerwach dłuższych niż 4 godziny informuje z wyprzedzeniem.
  3. Przed każdą aktualizacją Serwisu wykonywana jest kopia zapasowa bazy danych.

§ 14. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za prawidłowe działanie Serwisu na zasadach Regulaminu. Nie odpowiada za treść wpisów w Ewidencjach, za wykonanie przez Organizację jej obowiązków ustawowych ani za skutki udostępnienia dostępu osobom nieupoważnionym przez Organizację.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Organizacji jest ograniczona do trzykrotności miesięcznej opłaty należnej od Organizacji za miesiąc, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę; jeżeli w tym miesiącu Organizacja korzystała z Serwisu bez opłat, podstawą jest miesięczna opłata według Cennika dla zakresu, z którego Organizacja korzystała. Wyłącza się odpowiedzialność za utracone korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  3. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w tym awarii u dostawców infrastruktury lub operatora płatności.

§ 15. Reklamacje

  1. Reklamacje można składać na support@ewidencja.pro albo w korespondencji z supportem w panelu. Reklamacja powinna opisywać problem i wskazywać konto Organizacji.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni i odpowiada e-mailem lub w panelu.

§ 16. Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i płatników, których administratorem jest Usługodawca, opisuje Polityka prywatności.
  2. W zakresie danych Klientów Warsztatu, Osób na strzelnicy, członków Klubu i innych danych wprowadzanych przez Organizację do Ewidencji administratorem jest Organizacja, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — Załącznik nr 1, zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 17. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnego cookie sesji (logowanie, ochrona formularzy). Szczegóły — Polityka prywatności.

§ 18. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Serwisu, zmiana dostawców, względy bezpieczeństwa). O zmianach informuje Organizację e-mailem albo komunikatem w panelu Serwisu co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.
  2. Organizacja, która nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę przed ich wejściem w życie; opłacony Okres rozliczeniowy trwa do końca.
  3. Zmiana Regulaminu nie narusza ceny zamrożonej zgodnie z § 9 ust. 6.

§ 19. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Integralną częścią Regulaminu jest Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawierana między Organizacją (administrator, dalej: Administrator) a Instytutem Komunikacji Strategicznej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Juliusza Słowackiego 37J, 80-257 Gdańsk, NIP 5842874601 (podmiot przetwarzający, dalej: Przetwarzający), na podstawie art. 28 RODO, wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 1. Przedmiot i charakter przetwarzania

  1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu ewidencja.pro opisanych w Regulaminie.
  2. Charakter przetwarzania: przechowywanie w bazie danych, utrwalanie, porządkowanie, wyświetlanie, drukowanie i eksport na polecenie Administratora, import danych wskazanych przez Administratora (w tym z serwisu MojaStrzelnica za pomocą klucza dostępu Klubu, wyłącznie do odczytu i wyłącznie w zakresie wskazanym przez Klub — dane niewskazane są odrzucane przy imporcie), udostępnianie listy członków serwisowi metryczka.pro na zasadach § 6 ust. 5, wysyłanie e-maili do Klientów Warsztatu, członków Klubu i Użytkowników, zbieranie podpisów, szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych, usuwanie, przekazywanie informacji do Karty Strzelca na zasadach § 6.

§ 2. Zakres danych i kategorie osób

  1. Klienci Warsztatu: imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, adres e-mail, numer telefonu, nazwa, numer, organ wydający i data dokumentu uprawniającego do posiadania broni, dane broni, cel i zakres usługi, podpis (obraz podpisu, czas złożenia, adres IP i informacja o przeglądarce podpisującego); dane pobrane z Karty Strzelca Klienta za jego zgodą wyrażoną podaniem PIN-u (imię, nazwisko, adres albo dane legitymacji lub pozwolenia, e-mail).
  2. Użytkownicy — pracownicy i współpracownicy Administratora, w zakresie rejestru zdarzeń Serwisu: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, data upoważnienia, opis wykonanych czynności, czas i adres IP.
  3. Osoby na strzelnicy (Klub): imię i nazwisko, numer pozwolenia na broń i organ, który je wydał, albo adres zamieszkania (przechowywane w postaci zaszyfrowanej), godzina wejścia i wyjścia, oś i inne pola wymagane regulaminem strzelnicy, podpis (obraz podpisu, czas złożenia, adres IP), sposób wpisu (numer Karty Strzelca, numer licencji PZSS albo numer karty MojaStrzelnica); kartoteka strzelnicy z danymi z ostatniego wpisu.
  4. Osoby w Rejestrach klubu: pobierający broń i amunicję (imię i nazwisko, dokument uprawniający, informacja o dopuszczeniu do posiadania broni, podpis), właściciele broni w depozycie (imię i nazwisko, dane pozwolenia, dane broni), Prowadzący z listy Klubu (imię i nazwisko, dokument uprawniający).
  5. Członkowie Klubu i kandydaci (Menedżer klubu): imię i nazwisko, numer członkowski, data urodzenia i numer PESEL, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, zdjęcie, numer i organ wydający pozwolenia na broń albo legitymacji, numer, status i ważność licencji PZSS, uprawnienia (patent, sędzia, instruktor, prowadzący strzelanie) wraz ze źródłem i dokumentem, skany dokumentów wskazanych przez Klub z terminem ważności, deklaracja członkowska z podpisem (obraz podpisu, czas złożenia, adres IP), należności i wpłaty składek, wysłane przypomnienia i komunikaty, numer karty klubowej MojaStrzelnica. Numer PESEL, adres i dane pozwolenia są przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
  6. Umowa nie obejmuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących i czynów zabronionych (art. 10 RODO). Administrator nie wprowadza takich danych do Serwisu, w szczególności orzeczeń lekarskich i psychologicznych ani zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego; w kartotece członka zapisuje wyłącznie datę ważności takiego dokumentu.

§ 3. Cel i czas przetwarzania

  1. Cel: umożliwienie Administratorowi prowadzenia Ewidencji za pomocą Serwisu (Warsztatowi — Księgi i obsługi Klientów Warsztatu, Klubowi — Rejestrów klubu, Książki pobytu oraz ewidencji członków i składek).
  2. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas obowiązywania umowy o korzystanie z Serwisu oraz przez okres dostępu po jej rozwiązaniu (§ 12 ust. 4 Regulaminu), aż do usunięcia danych zgodnie z § 10.

§ 4. Obowiązki Przetwarzającego (art. 28 ust. 3 RODO)

Przetwarzający: 1. (lit. a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — za takie polecenie uważa się Regulamin, niniejszą umowę oraz czynności Administratora i Użytkowników wykonywane w Serwisie — także w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego; jeżeli obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo polskie, informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zabrania; niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych; 2. (lit. b) zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy; dostęp do danych Administratora uzyskuje wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do utrzymania Serwisu, usunięcia awarii lub obsługi zgłoszenia Administratora (w tym czynności z uprawnieniami Właściciela na prośbę Administratora — każda w rejestrze zdarzeń Administratora); 3. (lit. c) stosuje środki wymagane na podstawie art. 32 RODO, w szczególności: logowanie bez stałego hasła (link ważny 30 minut albo Karta Strzelca z PIN-em), role i uprawnienia, rejestr zdarzeń z adresem IP, separację danych Organizacji na poziomie bazy danych, szyfrowanie numeru PESEL, adresu i danych pozwolenia z kluczem przechowywanym poza bazą, blokadę usuwania wpisów Ewidencji w bazie danych, kopie zapasowe przed każdą aktualizacją, strony statusu naprawy bez danych osobowych; 4. (lit. d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (§ 5); 5. (lit. e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi — w miarę możliwości — poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO); w szczególności udostępnia wydruk i eksport Ewidencji oraz niezwłocznie przekazuje Administratorowi żądania skierowane bezpośrednio do Przetwarzającego, nie odpowiadając na nie samodzielnie; 6. (lit. f) uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, uprzednie konsultacje); 7. (lit. g) po zakończeniu świadczenia usług usuwa albo zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe — zgodnie z § 10 — oraz usuwa ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazują ich przechowywanie; 8. (lit. h) udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje (§ 8).

§ 5. Dalsze podmioty przetwarzające

  1. Administrator udziela Przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających.
  2. Na dzień zawarcia umowy są to:
Podmiot Zakres Miejsce
Hetzner Online GmbH serwer i baza danych Serwisu (wszystkie powierzone dane, w tym kopie zapasowe) UE
cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu (operator usługi Zenbox) hosting poczty, wysyłka e-maili do Klientów Warsztatu, członków Klubu i Użytkowników Polska
  1. Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane na tym samym serwerze przez 30 dni.
  2. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Przetwarzający informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu ze skutkiem na dzień zmiany, z zachowaniem prawa do eksportu Ewidencji (§ 12 ust. 4 Regulaminu). Przetwarzający zwraca wtedy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres.
  3. Przetwarzający nakłada na dalszy podmiot przetwarzający te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z niniejszej umowy, i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie (art. 28 ust. 4 RODO).
  4. Przetwarzający nie przekazuje powierzonych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  5. Stripe (w zakresie płatności Organizacji za Serwis), Fakturomania i Krajowy System e-Faktur nie otrzymują danych powierzonych (Klientów Warsztatu, Osób na strzelnicy, osób w Rejestrach klubu, członków Klubu) — przetwarzają wyłącznie dane rozliczeniowe Organizacji, których administratorem jest Przetwarzający (Polityka prywatności).
  6. Składkę online (§ 9 ust. 16 Regulaminu) członek opłaca na stronie operatora Stripe na rzecz Klubu (Stripe Connect). Na polecenie Administratora (podłączenie konta Stripe Klubu) Przetwarzający przekazuje wtedy do Stripe kwotę i opis należności oraz adres e-mail członka do potwierdzenia płatności; dane karty członek podaje bezpośrednio operatorowi. Stripe jest odbiorcą wskazanym przez Administratora, nie dalszym podmiotem przetwarzającym w rozumieniu ust. 1–2; zasady przetwarzania danych przez Stripe, w tym poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, określa umowa Klubu ze Stripe.
  7. Weryfikacja licencji PZSS odbywa się przez przekaźnik działający na urządzeniu Przetwarzającego w Polsce; przekazuje on wyłącznie numer licencji i zwraca jej status. Przekaźnik nie przechowuje danych.

§ 6. Karta Strzelca

  1. Pobranie danych z Karty Strzelca Klienta Warsztatu do Księgi następuje wyłącznie po podaniu przez Klienta PIN-u jego Karty. Od chwili zapisania w Księdze dane te są danymi powierzonymi na zasadach niniejszej umowy.
  2. Przetwarzający, prowadząc również serwis kartastrzelca.pl, nie wykorzystuje danych z Ewidencji Administratora (w tym kartoteki członków) w Karcie Strzelca ani w innych swoich serwisach, z zastrzeżeniem ust. 3–5.
  3. Na polecenie Administratora (włączenie Modułu Książki pobytu lub depozytu w Rejestrach klubu) Przetwarzający przekazuje do Karty Strzelca osoby, która posłużyła się swoją Kartą, informację o jej dzisiejszym wpisie do Książki pobytu (nazwa Klubu, godzina wejścia, informacja o prowadzeniu strzelania) oraz o depozycie jej broni (nazwa Klubu, data, liczba sztuk), a członkowi Klubu z Kartą powiązaną z kartoteką (Menedżer klubu) — informację o jego składkach w Klubie (należność, wpłata, termin) — bez numeru PESEL, numeru pozwolenia, adresu i danych broni. Informacja o wpisie znika po wyjściu albo zamknięciu strzelania, najpóźniej o północy. Pobranie danych do wpisu z Karty Strzelca Osoby na strzelnicy następuje po podaniu przez nią PIN-u Karty przy pierwszym wpisie w danym Klubie; przy kolejnych — na podstawie udostępnienia, które osoba może cofnąć w Karcie. Tak samo — za PIN-em albo na podstawie udostępnienia — Klub pobiera z Karty członka jego uprawnienia do kartoteki.
  4. Zaproszenie do Karty Strzelca w e-mailu do Klienta Warsztatu (§ 3 ust. 2 pkt 5 Regulaminu) albo do członka Klubu (wysyłane na polecenie Administratora) zawiera link z zaszyfrowanym imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail adresata, żeby nie musiał ich wpisywać. Przetwarzający odczytuje te dane w Karcie Strzelca wyłącznie wtedy, gdy adresat sam otworzy link; Karta powstaje dopiero po jego kliknięciu. Zaproszenia nie dostaje osoba, której dane pobrano z jej Karty Strzelca.
  5. Na polecenie Administratora (włączenie połączenia z serwisem metryczka.pro) Przetwarzający udostępnia serwisowi metryczka.pro listę aktywnych członków Klubu w zakresie potrzebnym do zapisów na zawody Klubu i ich rozliczenia (imię i nazwisko, rocznik, adres e-mail, numer członkowski, grupa, numer licencji PZSS, numer Karty Strzelca, numer karty MojaStrzelnica, informacja, czy członek ma zaległą składkę — bez kwot).

§ 7. Naruszenia ochrony danych

  1. Przetwarzający zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres Właściciela konta Organizacji.
  2. Zgłoszenie zawiera — w miarę dostępności — informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, możliwe konsekwencje, zastosowane lub proponowane środki. Informacje niedostępne w chwili zgłoszenia Przetwarzający przekazuje sukcesywnie.
  3. Zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO i zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należy do Administratora; Przetwarzający mu w tym pomaga.

§ 8. Audyty i informacje

  1. Administrator może skontrolować zgodność przetwarzania z niniejszą umową. W pierwszej kolejności Przetwarzający odpowiada na pisemne pytania Administratora w terminie 14 dni.
  2. Audyt lub inspekcja na miejscu jest możliwa nie częściej niż raz w roku (z wyjątkiem audytu po naruszeniu ochrony danych), po uprzedzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, w sposób nieutrudniający działania Serwisu i niezagrażający danym innych Organizacji. Audytor zobowiązuje się do zachowania poufności. Koszty audytu ponosi Administrator.
  3. Audyt nie obejmuje centrów danych dalszych podmiotów przetwarzających — w tym zakresie Przetwarzający udostępnia dokumentację i certyfikaty tych podmiotów, o ile są dostępne.

§ 9. Obowiązki Administratora

Administrator oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzonych danych, wykonuje wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne (w tym informuje członków o korzystaniu z Serwisu) i nie wydaje poleceń sprzecznych z prawem. Administrator odpowiada za zakres danych wprowadzanych do Serwisu przez Użytkowników, w tym za przestrzeganie § 2 ust. 6.

§ 10. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu

  1. Po rozwiązaniu umowy o korzystanie z Serwisu Administrator ma dostęp do odczytu, wydruku i eksportu Ewidencji przez 90 dni. W tym czasie może zażądać zwrotu danych w formie eksportu (CSV i wydruk).
  2. Po upływie tego okresu Przetwarzający usuwa powierzone dane z bazy Serwisu. Dane w kopiach zapasowych są usuwane wraz z ich rotacją, nie później niż po 30 dniach; do tego czasu nie są wykorzystywane w żadnym celu.
  3. Na żądanie Administratora Przetwarzający potwierdza usunięcie danych e-mailem.

§ 11. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron za szkody wyrządzone osobom, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się § 14 Regulaminu.

§ 12. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO. W razie sprzeczności w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa. Jeżeli Organizacja zawarła z Przetwarzającym odrębną umowę powierzenia, w zakresie w niej uregulowanym ma ona pierwszeństwo przed niniejszą umową.
  2. Zmiany niniejszej umowy następują w trybie zmiany Regulaminu (§ 18 Regulaminu); zmiana listy dalszych podmiotów przetwarzających — w trybie § 5 ust. 4.