ewidencja.pro

Regulamin świadczenia usług serwisu ewidencja.pro

Obowiązuje od 25 września 2026 r. (poprzednia wersja: 24 września 2026 r.)

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Serwis ewidencja.pro (dalej: Serwis) prowadzi Instytut Komunikacji Strategicznej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Juliusza Słowackiego 37J, 80-257 Gdańsk, NIP 5842874601, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001198068 przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Usługodawca).
  2. Kontakt: support@ewidencja.pro albo korespondencja z supportem w panelu Serwisu.
  3. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w Serwisie, w tym zasady płatnej subskrypcji. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w Serwisie w formie, która umożliwia jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.

§ 2. Definicje

  1. Warsztat — przedsiębiorca albo inna organizacja (w szczególności warsztat rusznikarski lub klub strzelecki), która zawarła z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu. Warsztat jest stroną umowy.
  2. Użytkownik — osoba fizyczna korzystająca z Serwisu w imieniu Warsztatu, w roli właściciela, rusznikarza albo podglądu.
  3. Właściciel — Użytkownik z pełnymi uprawnieniami do konta Warsztatu, w tym do zarządzania zespołem i płatnościami.
  4. Klient Warsztatu — osoba, której broń Warsztat przyjmuje do naprawy i której dane Warsztat wpisuje do Księgi.
  5. Księga — prowadzona w Serwisie księga rejestru napraw broni, o której mowa w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2019 r. (Dz.U. 2019 poz. 2241), wydanym na podstawie art. 47 ust. 7 ustawy z 13 czerwca 2019 r. o wykonywaniu działalności gospodarczej w zakresie wytwarzania i obrotu materiałami wybuchowymi, bronią, amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym (t.j. Dz.U. 2023 poz. 1743 ze zm.).
  6. Cennik — informacja o cenach dostępna na stronie Serwisu; jego aktualna treść na dzień przyjęcia Regulaminu jest opisana w § 9.
  7. Okres rozliczeniowy — miesiąc albo rok, zależnie od wybranego wariantu subskrypcji.

§ 3. Czym jest Serwis

  1. Serwis to program działający w przeglądarce internetowej, służący do prowadzenia Księgi przez przedsiębiorców posiadających koncesję MSWiA.
  2. W ramach Serwisu Warsztat może w szczególności:
  3. prowadzić Księgę — wpisów nie można usunąć (blokada w bazie danych); błąd koryguje się nowym wpisem, a pierwotny wpis pozostaje widoczny;
  4. w każdej chwili wydrukować Księgę i wyeksportować ją do pliku CSV;
  5. drukować pokwitowanie przyjęcia broni w formacie A5, z miejscem na datę i godzinę odbioru oraz podpis odbierającego;
  6. zbierać podpis Klienta Warsztatu na tablecie w Warsztacie albo przez link otwierany na telefonie Klienta — Serwis zapisuje obraz podpisu, czas jego złożenia, adres IP i informację o przeglądarce podpisującego;
  7. wysyłać Klientom Warsztatu e-maile o naprawie (przyjęcie, w naprawie, gotowa do odbioru, informacja) z linkiem do strony statusu naprawy — link jest ważny 180 dni, strona nie zawiera danych osobowych, a numer broni jest na niej skrócony. Do e-maili wysyłanych przez Serwis Usługodawca może dołączać informacje ułatwiające korzystanie z Serwisu i usług z nim powiązanych (w szczególności zaproszenie do bezpłatnej Karty Strzelca dla Klienta Warsztatu, który jej jeszcze nie używa);
  8. przy przyjęciu broni pobrać dane Klienta Warsztatu z jego Karty Strzelca (imię, nazwisko, adres albo dane legitymacji lub pozwolenia, e-mail) — wyłącznie po podaniu przez Klienta Warsztatu PIN-u jego Karty;
  9. prowadzić zespół z rolami (właściciel, osoba upoważniona, rusznikarz, podgląd) i odnotowywać udzielenie pisemnego upoważnienia, o którym mowa w § 4 ust. 2 rozporządzenia; Serwis rejestruje wyłącznie oświadczenie Właściciela, że upoważnienie zostało udzielone — samo upoważnienie Warsztat sporządza i przechowuje poza Serwisem;
  10. przeglądać rejestr zdarzeń (kto, kiedy, co zrobił, z jakiego adresu IP);
  11. korespondować z supportem Usługodawcy w panelu.
  12. Serwis udostępnia konto demonstracyjne (/demo) z fikcyjnymi danymi (§ 7).

§ 4. Serwis jest narzędziem — obowiązki pozostają przy Warsztacie

  1. Obowiązek prowadzenia Księgi, jej kompletność, prawdziwość wpisów i przechowywanie przez okres wymagany przepisami spoczywają na Warsztacie (przepisy nie określają odrębnego okresu przechowywania księgi: prowadzi się ją przez cały czas działalności, z możliwością odczytu i wydruku od dnia założenia (§ 4 ust. 9 pkt 3 rozporządzenia MSWiA z 30.10.2019, Dz.U. 2019 poz. 2241), a po ostatecznym cofnięciu koncesji przedsiębiorca przekazuje ewidencje organowi koncesyjnemu w terminie 3 miesięcy od uprawomocnienia się decyzji, uporządkowane chronologicznie i ze spisem zawartości (art. 37 ustawy z 13 czerwca 2019 r., t.j. Dz.U. 2023 poz. 1743)). Serwis nie weryfikuje treści wpisów ani uprawnień Klientów Warsztatu.
  2. Warsztat odpowiada za to, by osoby, którym nadaje dostęp do Księgi, miały wymagane upoważnienie.
  3. Podpis składany w Serwisie nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ocena, czy taka forma podpisu spełnia wymagania stawiane Księdze, należy do Warsztatu; Podpis na ekranie (tablet albo telefon Klienta Warsztatu) jest utrwalany razem z czasem złożenia, adresem IP i informacją o przeglądarce i jest przyjętą w praktyce formą potwierdzenia odbioru w księdze prowadzonej elektronicznie. Warsztat może w każdej chwili zbierać podpisy na papierze.
  4. Warsztat jest administratorem danych Klientów Warsztatu i odpowiada za wykonanie wobec nich obowiązków informacyjnych (art. 13 RODO), w tym poinformowanie o zapisie adresu IP i informacji o przeglądarce przy podpisie Na prośbę Warsztatu Usługodawca udostępnia wzór takiej klauzuli informacyjnej.
  5. Serwis nie stanowi porady prawnej ani nie zastępuje znajomości przepisów przez Warsztat.

§ 5. Zawarcie umowy i konto

  1. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i organizacji w związku z prowadzoną przez nich działalnością. Regulamin nie jest skierowany do konsumentów. Prowadzenie księgi ewidencyjnej jest obowiązkiem związanym z koncesjonowaną działalnością Warsztatu, dlatego umowa ma dla Warsztatu charakter zawodowy — także gdy Warsztat jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą.
  2. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia konta Warsztatu i akceptacji Regulaminu. Osoba zakładająca konto oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Warsztatu.
  3. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony. Płatna subskrypcja (§ 9) jest jej elementem.
  4. Założenie konta wymaga podania adresu e-mail i danych Warsztatu. Do korzystania z Serwisu potrzebna jest przeglądarka internetowa, dostęp do Internetu i skrzynka e-mail.
  5. Warsztat odpowiada za aktualność danych podanych w Serwisie, w tym danych do faktury.

§ 6. Logowanie, zespół i bezpieczeństwo dostępu

  1. Logowanie odbywa się:
  2. linkiem wysłanym na adres e-mail Użytkownika — link jest ważny 30 minut, albo
  3. Kartą Strzelca (kartastrzelca.pl — serwis tego samego Usługodawcy) i PIN-em Karty. PIN sprawdza Karta Strzelca; Serwis go nie otrzymuje.
  4. Użytkownik chroni dostęp do swojej skrzynki e-mail i PIN-u Karty. Działania wykonane po zalogowaniu uważa się za działania Użytkownika, a przez niego — Warsztatu.
  5. Właściciel dodaje i usuwa Użytkowników oraz nadaje im role. Zapraszać do zespołu może także osoba upoważniona — wyłącznie do roli nie wyższej niż własna. Konto jest osobiste — Użytkownicy nie powinni udostępniać sobie nawzajem dostępu; każdy powinien mieć własne konto, bo tylko wtedy rejestr zdarzeń poprawnie wskazuje, kto dokonał wpisu.
  6. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Warsztat niezwłocznie informuje Usługodawcę.

§ 7. Konto demo

  1. Konto demo (/demo) służy wyłącznie do zapoznania się z Serwisem i zawiera fikcyjne dane.
  2. Do konta demo nie wolno wprowadzać prawdziwych danych osobowych. Dane w koncie demo mogą być w każdej chwili usunięte lub przywrócone do stanu początkowego Każde wejście na konto demo tworzy osobną piaskownicę z fikcyjnymi danymi.

§ 8. Zakazane działania

Zabronione jest: (1) wprowadzanie treści bezprawnych; (2) próby uzyskania dostępu do danych innych Warsztatów lub obejścia zabezpieczeń; (3) automatyczne, masowe obciążanie Serwisu poza udostępnionymi funkcjami; (4) odsprzedaż lub udostępnianie Serwisu podmiotom spoza Warsztatu. Naruszenie może skutkować zawieszeniem dostępu do czasu wyjaśnienia, a w razie rażącego naruszenia — wypowiedzeniem umowy (§ 12 ust. 3). Zawieszenie nie pozbawia Warsztatu możliwości wydruku i eksportu Księgi.

§ 9. Cennik i płatności

  1. Serwis ma jeden plan. Ceny są cenami końcowymi: Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług) — cena netto jest równa cenie brutto. Z chwilą utraty podmiotowego zwolnienia z VAT do cen pakietów wskazanych w Cenniku może zostać doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki; Usługodawca poinformuje o tym Warsztat e-mailem co najmniej 14 dni przed pierwszą płatnością z VAT.
  2. Promocja „Założyciele” dla małych warsztatów (jeden warsztat — jedno miejsce prowadzenia działalności — i najwyżej dwóch Użytkowników): pierwsze 20 Warsztatów płaci 29 zł miesięcznie albo 290 zł rocznie — dożywotnio (§ 9 ust. 6) — i otrzymuje 2 miesiące bez opłat.
  3. Pozostali: 59 zł miesięcznie albo 590 zł rocznie i 1 miesiąc bez opłat.
  4. Okres bez opłat liczy się od dnia założenia konta. Po jego upływie subskrypcja staje się płatna Jeżeli Serwis prosi o kartę płatniczą przy zakładaniu konta, pierwsza płatność zostaje pobrana automatycznie w dniu wskazanym przy zakładaniu konta; data i kwota pierwszej płatności są widoczne od początku..
  5. Usługodawca może, przed pierwszą płatnością Warsztatu, przyznać mu cenę pełną zamiast promocyjnej (w szczególności gdy Warsztat nie spełnia kryterium promocji albo limit 20 miejsc został wyczerpany), informując o tym Warsztat e-mailem.
  6. Cena zamraża się w chwili pierwszej płatności i nie rośnie dla tego Warsztatu tak długo, jak subskrypcja trwa bez przerwy dłuższej niż 60 dni; po dłuższej przerwie obowiązuje cena z aktualnego Cennika. Doliczenie podatku VAT po utracie zwolnienia (ust. 1) nie jest podwyższeniem ceny.
  7. Płatność następuje kartą przez operatora płatności Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd.). Usługodawca nie ma dostępu do danych karty.
  8. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejny Okres rozliczeniowy, do czasu rezygnacji (§ 11). Opłata jest pobierana z góry za Okres rozliczeniowy.
  9. Zmiana Cennika nie dotyczy Warsztatów z zamrożoną ceną (ust. 6).

§ 10. Faktury

  1. Po każdej płatności Usługodawca wystawia fakturę w programie Fakturomania i przesyła ją do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dopóki Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego, na fakturze stosowane jest oznaczenie zwolnienia z VAT („zw.”).
  2. Warsztat otrzymuje e-mail z numerem faktury i numerem nadanym w KSeF na adres e-mail płatnika.
  3. Warsztat akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w postaci elektronicznej.

§ 11. Rezygnacja i brak płatności

  1. Warsztat może zrezygnować z subskrypcji w każdej chwili, jednym kliknięciem w Serwisie, bez podawania przyczyny.
  2. Po rezygnacji subskrypcja działa do końca opłaconego Okresu rozliczeniowego i nie odnawia się. Opłata za rozpoczęty Okres rozliczeniowy nie podlega zwrotowi.
  3. Jeżeli płatność nie zostanie dokonana w terminie (także po rezygnacji), konto Warsztatu przechodzi w tryb tylko do odczytu: nie można dodawać nowych wpisów, ale wgląd w Księgę, jej wydruk i eksport działają zawsze.
  4. Przejście w tryb tylko do odczytu nie rozwiązuje umowy. Warsztat może w każdej chwili wznowić subskrypcję.

§ 12. Rozwiązanie umowy i dane po jej zakończeniu

  1. Warsztat może rozwiązać umowę w każdej chwili, zgłaszając prośbę o zamknięcie konta na support@ewidencja.pro.
  2. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, informując Warsztat e-mailem, w szczególności gdy konto pozostaje w trybie tylko do odczytu dłużej niż 24 miesiące albo w razie zakończenia działalności Serwisu.
  3. W razie rażącego naruszenia Regulaminu (§ 8) Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym.
  4. Po rozwiązaniu umowy Warsztat zachowuje dostęp do odczytu, wydruku i eksportu Księgi przez 90 dni. Na wniosek Warsztatu zgłoszony w tym czasie Usługodawca przekaże mu eksport Księgi. Po tym okresie dane Warsztatu, w tym dane Klientów Warsztatu, są usuwane (z zastrzeżeniem kopii zapasowych — § 5 Załącznika nr 1 i danych, które Usługodawca musi przechowywać z mocy prawa, np. faktur).
  5. Usługodawca uprzedza Warsztat e-mailem o zbliżającym się usunięciu danych 14 dni wcześniej.
  6. Warsztat odpowiada za pobranie Księgi przed jej usunięciem i za jej dalsze przechowywanie przez okres wymagany przepisami.

§ 13. Dostępność i prace serwisowe

  1. Usługodawca dokłada starań, by Serwis działał bez przerw, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności.
  2. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe i aktualizacje. O planowanych przerwach dłuższych niż 4 godziny informuje z wyprzedzeniem.
  3. Przed każdą aktualizacją Serwisu wykonywana jest kopia zapasowa bazy danych.

§ 14. Odpowiedzialność

  1. Usługodawca odpowiada za prawidłowe działanie Serwisu na zasadach Regulaminu. Nie odpowiada za treść wpisów w Księdze, za wykonanie przez Warsztat jego obowiązków ustawowych ani za skutki udostępnienia dostępu osobom nieupoważnionym przez Warsztat.
  2. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Warsztatu jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez Warsztat w ostatnich 12 miesiącach przed zdarzeniem; wyłącza się odpowiedzialność za utracone korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  3. Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z przyczyn od niego niezależnych, w tym awarii u dostawców infrastruktury lub operatora płatności.

§ 15. Reklamacje

  1. Reklamacje można składać na support@ewidencja.pro albo w korespondencji z supportem w panelu. Reklamacja powinna opisywać problem i wskazywać konto Warsztatu.
  2. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni i odpowiada e-mailem lub w panelu.

§ 16. Dane osobowe

  1. Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników i płatników, których administratorem jest Usługodawca, opisuje Polityka prywatności.
  2. W zakresie danych Klientów Warsztatu i innych danych wprowadzanych przez Warsztat do Księgi administratorem jest Warsztat, a Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym. Zasady tego przetwarzania określa umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — Załącznik nr 1, zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 17. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnego cookie sesji (logowanie, ochrona formularzy). Szczegóły — Polityka prywatności.

§ 18. Zmiany Regulaminu

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Serwisu, zmiana dostawców, względy bezpieczeństwa). O zmianach informuje Warsztat e-mailem co najmniej 14 dni przed ich wejściem w życie.
  2. Warsztat, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę przed ich wejściem w życie; opłacony Okres rozliczeniowy trwa do końca.
  3. Zmiana Regulaminu nie narusza ceny zamrożonej zgodnie z § 9 ust. 6.

§ 19. Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym jest prawo polskie.
  2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.
  3. Integralną częścią Regulaminu jest Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Załącznik nr 1 — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawierana między Warsztatem (administrator, dalej: Administrator) a Instytutem Komunikacji Strategicznej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Juliusza Słowackiego 37J, 80-257 Gdańsk, NIP 5842874601 (podmiot przetwarzający, dalej: Przetwarzający), na podstawie art. 28 RODO, wraz z akceptacją Regulaminu.

§ 1. Przedmiot i charakter przetwarzania

  1. Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług Serwisu ewidencja.pro opisanych w Regulaminie.
  2. Charakter przetwarzania: przechowywanie w bazie danych, utrwalanie, porządkowanie, wyświetlanie, drukowanie i eksport na polecenie Administratora, wysyłanie e-maili do Klientów Warsztatu, zbieranie podpisów, tworzenie kopii zapasowych, usuwanie.

§ 2. Zakres danych i kategorie osób

  1. Klienci Warsztatu: imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, adres e-mail, numer telefonu, nazwa, numer, organ wydający i data dokumentu uprawniającego do posiadania broni, dane broni, cel i zakres usługi, podpis (obraz podpisu, czas złożenia, adres IP i informacja o przeglądarce podpisującego); dane pobrane z Karty Strzelca Klienta za jego zgodą wyrażoną podaniem PIN-u (imię, nazwisko, adres albo dane legitymacji lub pozwolenia, e-mail).
  2. Użytkownicy — pracownicy i współpracownicy Administratora, w zakresie rejestru zdarzeń Księgi: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, data upoważnienia, opis wykonanych czynności, czas i adres IP.
  3. Umowa nie obejmuje szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Administrator nie wprowadza takich danych do Serwisu.

§ 3. Cel i czas przetwarzania

  1. Cel: umożliwienie Administratorowi prowadzenia Księgi i obsługi Klientów Warsztatu za pomocą Serwisu.
  2. Umowa powierzenia obowiązuje przez czas obowiązywania umowy o korzystanie z Serwisu oraz przez okres dostępu po jej rozwiązaniu (§ 12 ust. 4 Regulaminu), aż do usunięcia danych zgodnie z § 10.

§ 4. Obowiązki Przetwarzającego (art. 28 ust. 3 RODO)

Przetwarzający: 1. (lit. a) przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora — za takie polecenie uważa się Regulamin, niniejszą umowę oraz czynności Administratora i Użytkowników wykonywane w Serwisie — także w odniesieniu do przekazywania danych do państwa trzeciego; jeżeli obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo polskie, informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zabrania; niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych; 2. (lit. b) zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy; dostęp do danych Administratora uzyskuje wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do utrzymania Serwisu, usunięcia awarii lub obsługi zgłoszenia Administratora; 3. (lit. c) stosuje środki wymagane na podstawie art. 32 RODO, w szczególności: logowanie bez stałego hasła (link ważny 30 minut albo Karta Strzelca z PIN-em), role i uprawnienia, rejestr zdarzeń z adresem IP, blokadę usuwania wpisów Księgi w bazie danych, kopie zapasowe przed każdą aktualizacją, strony statusu naprawy bez danych osobowych; 4. (lit. d) przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (§ 5); 5. (lit. e) biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi — w miarę możliwości — poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą (art. 12–22 RODO); w szczególności udostępnia wydruk i eksport Księgi oraz niezwłocznie przekazuje Administratorowi żądania skierowane bezpośrednio do Przetwarzającego, nie odpowiadając na nie samodzielnie; 6. (lit. f) uwzględniając charakter przetwarzania i dostępne mu informacje, pomaga Administratorowi wywiązać się z obowiązków z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, uprzednie konsultacje); 7. (lit. g) po zakończeniu świadczenia usług usuwa albo zwraca Administratorowi wszelkie dane osobowe — zgodnie z § 10 — oraz usuwa ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazują ich przechowywanie; 8. (lit. h) udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje (§ 8).

§ 5. Dalsze podmioty przetwarzające

  1. Administrator udziela Przetwarzającemu ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających.
  2. Na dzień zawarcia umowy są to:
Podmiot Zakres Miejsce
Hetzner Online GmbH serwer i baza danych Serwisu (wszystkie powierzone dane, w tym kopie zapasowe) UE
cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu (operator usługi Zenbox) hosting poczty, wysyłka e-maili do Klientów Warsztatu i Użytkowników Polska
  1. Kopie zapasowe bazy danych są przechowywane na tym samym serwerze przez 30 dni.
  2. O zamiarze dodania lub zmiany dalszego podmiotu przetwarzającego Przetwarzający informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może rozwiązać umowę o korzystanie z Serwisu ze skutkiem na dzień zmiany, z zachowaniem prawa do eksportu Księgi (§ 12 ust. 4 Regulaminu) Usługodawca zwraca wtedy proporcjonalną część opłaty za niewykorzystany okres..
  3. Przetwarzający nakłada na dalszy podmiot przetwarzający te same obowiązki ochrony danych, które wynikają z niniejszej umowy, i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie (art. 28 ust. 4 RODO).
  4. Przetwarzający nie przekazuje powierzonych danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  5. Stripe, Fakturomania i Krajowy System e-Faktur nie otrzymują danych Klientów Warsztatu — przetwarzają wyłącznie dane rozliczeniowe Warsztatu, których administratorem jest Przetwarzający (Polityka prywatności).

§ 6. Karta Strzelca

  1. Pobranie danych z Karty Strzelca Klienta Warsztatu do Księgi następuje wyłącznie po podaniu przez Klienta PIN-u jego Karty. Od chwili zapisania w Księdze dane te są danymi powierzonymi na zasadach niniejszej umowy.
  2. Przetwarzający, prowadząc również serwis kartastrzelca.pl, nie wykorzystuje danych z Księgi Administratora w Karcie Strzelca ani w innych swoich serwisach, z zastrzeżeniem ust. 3.
  3. Zaproszenie do Karty Strzelca w e-mailu do Klienta Warsztatu (§ 3 ust. 2 pkt 5 Regulaminu) zawiera link z zaszyfrowanym imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail Klienta, żeby nie musiał ich wpisywać. Przetwarzający odczytuje te dane w Karcie Strzelca wyłącznie wtedy, gdy Klient sam otworzy link; Karta powstaje dopiero po jego kliknięciu. Zaproszenia nie dostaje Klient, którego dane pobrano z jego Karty Strzelca.

§ 7. Naruszenia ochrony danych

  1. Przetwarzający zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres Właściciela konta Warsztatu.
  2. Zgłoszenie zawiera — w miarę dostępności — informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, możliwe konsekwencje, zastosowane lub proponowane środki. Informacje niedostępne w chwili zgłoszenia Przetwarzający przekazuje sukcesywnie.
  3. Zgłoszenie naruszenia do Prezesa UODO i zawiadomienie osób, których dane dotyczą, należy do Administratora; Przetwarzający mu w tym pomaga.

§ 8. Audyty i informacje

  1. Administrator może skontrolować zgodność przetwarzania z niniejszą umową. W pierwszej kolejności Przetwarzający odpowiada na pisemne pytania Administratora w terminie 14 dni.
  2. Audyt lub inspekcja na miejscu jest możliwa nie częściej niż raz w roku (z wyjątkiem audytu po naruszeniu ochrony danych), po uprzedzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, w sposób nieutrudniający działania Serwisu i niezagrażający danym innych Warsztatów. Audytor zobowiązuje się do zachowania poufności. Koszty audytu ponosi Administrator.
  3. Audyt nie obejmuje centrów danych dalszych podmiotów przetwarzających — w tym zakresie Przetwarzający udostępnia dokumentację i certyfikaty tych podmiotów, o ile są dostępne.

§ 9. Obowiązki Administratora

Administrator oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzonych danych, wykonuje wobec osób, których dane dotyczą, obowiązki informacyjne i nie wydaje poleceń sprzecznych z prawem.

§ 10. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu

  1. Po rozwiązaniu umowy o korzystanie z Serwisu Administrator ma dostęp do odczytu, wydruku i eksportu Księgi przez 90 dni. W tym czasie może zażądać zwrotu danych w formie eksportu (CSV i wydruk).
  2. Po upływie tego okresu Przetwarzający usuwa powierzone dane z bazy Serwisu. Dane w kopiach zapasowych są usuwane wraz z ich rotacją, nie później niż po 30 dniach; do tego czasu nie są wykorzystywane w żadnym celu.
  3. Na żądanie Administratora Przetwarzający potwierdza usunięcie danych e-mailem.

§ 11. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron za szkody wyrządzone osobom, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO. W pozostałym zakresie stosuje się § 14 Regulaminu.

§ 12. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin i RODO. W razie sprzeczności w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza umowa.
  2. Zmiany niniejszej umowy następują w trybie zmiany Regulaminu (§ 18 Regulaminu); zmiana listy dalszych podmiotów przetwarzających — w trybie § 5 ust. 4.