Polityka prywatności serwisu ewidencja.pro

Obowiązuje od 10 października 2026 r. (poprzednie wersje: 5 października i 25 września 2026 r.)

1. Kto odpowiada za Twoje dane

Serwis ewidencja.pro (dalej: Serwis) prowadzi Instytut Komunikacji Strategicznej sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, ul. Juliusza Słowackiego 37J, 80-257 Gdańsk, NIP 5842874601, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001198068 przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: Usługodawca, „my”).
Kontakt we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych: support@ewidencja.pro. Możesz też napisać na adres siedziby.
Usługodawca nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

2. Dwie role Usługodawcy — ważne dla zrozumienia tej polityki

Serwis to program w przeglądarce, w którym warsztaty rusznikarskie z koncesją MSWiA prowadzą księgę rejestru napraw broni, a kluby strzeleckie — rejestry broni i amunicji oraz książkę pobytu na strzelnicy (dalej łącznie: Organizacja; w postanowieniach o księdze napraw — Warsztat, w postanowieniach o strzelnicy i rejestrach klubu — Klub). W zależności od tego, czyje to dane, występujemy w jednej z dwóch ról:

Czyje dane	Kto jest administratorem	Nasza rola
Osoby korzystające z Serwisu w imieniu Organizacji (właściciel lub kierownik, rusznikarze, prowadzący strzelanie, osoby z podglądem) — konto, logowanie, zespół	Usługodawca (wyjątek: rejestr zdarzeń — pkt 3 ust. 3)	administrator
Płatnik i osoby kontaktowe w sprawach rozliczeń	Usługodawca	administrator
Osoby piszące do nas (support)	Usługodawca	administrator
Klienci Warsztatu — osoby, których broń jest przyjmowana do naprawy, i ich dane w księdze	Warsztat	podmiot przetwarzający — działamy wyłącznie na polecenie Warsztatu, na podstawie umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu)
Osoby korzystające ze strzelnicy (wpis do książki pobytu), osoby w rejestrach broni i amunicji klubu (pobierający broń i amunicję, właściciele broni w depozycie) oraz członkowie klubu i kandydaci (kartoteka, składki — Menedżer klubu)	Klub	podmiot przetwarzający — na polecenie Klubu, na podstawie umowy powierzenia
Osoby, które zostawiły kontakt w koncie demo („Jestem zainteresowany(-a)”)	Usługodawca	administrator

Jeżeli jesteś klientem Warsztatu — przeczytaj pkt 5. Jeżeli wpisujesz się do książki pobytu na strzelnicy, jesteś w rejestrach klubu albo jesteś członkiem klubu, który korzysta z Serwisu — pkt 5a. Jeżeli zostawiłeś kontakt w koncie demo — pkt 6a.

3. Dane osób korzystających z Serwisu (administrator: Usługodawca)

Zakres, cele, podstawy i okresy:

Dane	Cel	Podstawa (RODO)	Jak długo
adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu, rola w zespole (właściciel, osoba upoważniona, rusznikarz, podgląd), w klubie także uprawnienia do rejestrów i wpis na listę prowadzących strzelanie z dokumentem uprawniającym, nazwa Organizacji, do której należysz	założenie i prowadzenie konta, logowanie, świadczenie usługi na rzecz Warsztatu	art. 6 ust. 1 lit. b (umowa — gdy konto zakłada właściciel będący stroną umowy) albo lit. f (prawnie uzasadniony interes: wykonanie umowy zawartej z Warsztatem, w którego imieniu działasz)	do usunięcia konta albo zakończenia umowy z Warsztatem, a następnie przez okres z pkt 8
numer Karty Strzelca lub licencji PZSS (tylko jeżeli przypiąłeś go do konta)	logowanie Kartą Strzelca	art. 6 ust. 1 lit. f (umożliwienie wybranej przez Ciebie metody logowania)	do odpięcia Karty albo usunięcia konta
data upoważnienia i oświadczenie właściciela o udzieleniu pisemnego upoważnienia	odnotowanie w Serwisie oświadczenia właściciela Warsztatu	art. 6 ust. 1 lit. f	jak konto
historia logowań i działań w Serwisie wraz z adresem IP	bezpieczeństwo konta, wykrywanie nadużyć, rozliczalność	art. 6 ust. 1 lit. f	zdarzenia dotyczące wpisów w księdze — tak długo jak księga (są częścią rozliczalności księgi elektronicznej, § 4 ust. 9 pkt 2 rozporządzenia); pozostałe logi, w tym logowania — 24 miesiące
treść korespondencji z supportem (w panelu i e-mailem)	obsługa zgłoszeń i reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b i f	24 miesiące od zamknięcia sprawy

Skąd mamy dane. Jeżeli konto założył Ci właściciel Warsztatu (dodając Cię do zespołu), Twoje imię i nazwisko, adres e-mail i rolę otrzymaliśmy od niego. Pozostałe dane powstają w trakcie korzystania z Serwisu.
Rejestr zdarzeń Warsztatu (kto, kiedy, co zrobił w księdze, z jakiego adresu IP) jest częścią usługi świadczonej Warsztatowi — służy rozliczalności jego księgi i jest dostępny dla Warsztatu. W tym zakresie administratorem jest Warsztat, a my przetwarzamy te dane na jego polecenie; te same wpisy wykorzystujemy także we własnym celu — bezpieczeństwa Serwisu (pkt 1 tabeli).
Podanie adresu e-mail i numeru telefonu jest warunkiem korzystania z Serwisu (logowanie odbywa się m.in. linkiem wysyłanym e-mailem; telefon służy do kontaktu w sprawie konta i świadczenia usługi). Numer Karty Strzelca jest dobrowolny.

4. Logowanie Kartą Strzelca

Do Serwisu można się zalogować linkiem wysłanym e-mailem (link ważny 30 minut), Kartą Strzelca z PIN-em Karty albo kodem z licencji PZSS lub karty klubowej przypiętej wcześniej do konta. Logowanie samym kodem daje dostęp ograniczony — czynności dotykające danych (wpisy, poprawki, eksport, rejestr zdarzeń) wymagają dodatkowo PIN-u Karty Strzelca albo linku z e-maila.
Karta Strzelca to serwis kartastrzelca.pl prowadzony przez tego samego Usługodawcę. PIN sprawdza Karta Strzelca — Serwis ewidencja.pro go nie otrzymuje ani nie przechowuje. Serwis otrzymuje jedynie potwierdzenie, czy PIN jest poprawny dla danego numeru Karty.
Zasady przetwarzania danych w samej Karcie Strzelca opisuje polityka prywatności kartastrzelca.pl.

5. Klienci Warsztatu (administrator: Warsztat)

Jeżeli oddałeś broń do naprawy w Warsztacie, który prowadzi księgę w Serwisie, administratorem Twoich danych jest ten Warsztat. To Warsztat decyduje, jakie dane wpisuje do księgi, i to on ma ustawowy obowiązek prowadzenia i przechowywania księgi rejestru napraw broni (rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2019 r., Dz.U. 2019 poz. 2241).
My przechowujemy i przetwarzamy te dane technicznie — wyłącznie na polecenie Warsztatu, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO), która stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu. Nie wykorzystujemy ich do własnych celów.
Jakie dane Warsztat może przechowywać w Serwisie: imię i nazwisko albo nazwa firmy, adres, adres e-mail, numer telefonu, nazwa, numer, organ wydający i data dokumentu uprawniającego do posiadania broni, dane broni, cel i zakres usługi, podpisy. Przy podpisie składanym w Serwisie (na tablecie w Warsztacie albo przez link na telefonie) zapisywany jest obraz podpisu, czas złożenia, adres IP i informacja o przeglądarce podpisującego.
Dane z Karty Strzelca przy przyjęciu broni. Warsztat może pobrać Twoje dane z Twojej Karty Strzelca (imię, nazwisko, adres albo dane legitymacji lub pozwolenia, e-mail) wyłącznie wtedy, gdy sam podasz PIN swojej Karty. Bez Twojego PIN-u Warsztat tych danych nie pobierze.
E-maile i strona statusu naprawy. Na polecenie Warsztatu Serwis wysyła Ci e-maile o naprawie (przyjęcie, w naprawie, gotowa do odbioru, informacja). E-mail zawiera link do strony statusu naprawy. Link jest ważny 180 dni; strona statusu nie zawiera danych osobowych, a numer broni jest na niej skrócony.
Swoje prawa wykonujesz wobec Warsztatu. Jeżeli napiszesz do nas w sprawie danych w księdze, przekażemy Twoje żądanie Warsztatowi bez zbędnej zwłoki i pomożemy mu je obsłużyć. Pamiętaj, że wpisów w księdze nie można usunąć (wymóg niezmienności księgi — błędy koryguje się nowym wpisem), a o zakresie Twoich praw wobec danych w księdze rozstrzygają przepisy o prowadzeniu księgi.

5a. Osoby na strzelnicy, w rejestrach klubu i członkowie klubu (administrator: Klub)

Jeżeli wpisujesz się do książki pobytu na strzelnicy albo pobierasz broń lub amunicję z magazynu klubu, administratorem Twoich danych jest Klub. Obowiązek prowadzenia książki pobytu wynika z regulaminu strzelnicy (art. 46 ustawy o broni i amunicji; wzorcowy regulamin strzelnic — Dz.U. 2000 nr 18 poz. 234 ze zm.), a rejestrów broni i amunicji — z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z 26 sierpnia 2014 r. (t.j. Dz.U. 2023 poz. 364). My przetwarzamy te dane wyłącznie na polecenie Klubu, na podstawie umowy powierzenia.
Książka pobytu: imię i nazwisko, numer pozwolenia na broń i organ, który je wydał, albo adres zamieszkania, godzina wejścia (i wyjścia, jeżeli strzelnica ją zapisuje), oś i inne pola wymagane regulaminem strzelnicy, podpis (obraz podpisu, czas złożenia, adres IP) oraz sposób wpisu (numer Karty Strzelca, numer licencji PZSS albo numer karty MojaStrzelnica). Numer pozwolenia i adres przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Klub może zapamiętać je w swojej kartotece, żeby przy kolejnej wizycie nie trzeba było ich przepisywać.
Wpis Kartą Strzelca. Przy pierwszym wpisie Kartą w danym Klubie podajesz PIN Karty — to Twoja zgoda na udostępnienie temu Klubowi danych do książki; przy kolejnych wizytach Klub pobiera je bez PIN-u, dopóki nie cofniesz udostępnienia w Karcie. Jeżeli wpisałeś się Kartą, w Twojej Karcie Strzelca widać informację o dzisiejszym wpisie: nazwę Klubu i godzinę wejścia, a jeżeli prowadzisz strzelanie — przycisk panelu prowadzącego. Informacja znika po wyjściu albo zamknięciu strzelania, najpóźniej o północy. Do Karty nie przekazujemy numeru pozwolenia ani adresu.
Prowadzący strzelanie. Uprawnienie prowadzącego sprawdzamy na liście Klubu albo w Karcie Strzelca prowadzącego (po numerze Karty — tylko to, czy ma ważne uprawnienie); samo prowadzenie potwierdza PIN Karty. Panel prowadzącego pokazuje osoby wpisane pod nim (imię i nazwisko, godziny, oś) — bez numerów pozwoleń i adresów.
Rejestry broni i amunicji Klubu: dane osób pobierających broń i amunicję (imię i nazwisko, dokument uprawniający, informacja o dopuszczeniu do posiadania broni — także pobrana z Karty Strzelca po podaniu PIN-u), podpis, a przy depozycie broni członka — dane właściciela, jego pozwolenia i broni. Jeżeli broń jest w depozycie, Karta Strzelca właściciela pokazuje taką informację (nazwa Klubu, data, liczba sztuk — bez danych broni).
Członkowie klubu (Menedżer klubu): jeżeli Twój klub prowadzi w Serwisie ewidencję członków, administratorem Twoich danych jest Klub, a my przetwarzamy je na jego polecenie (umowa powierzenia). Klub może zapisać: imię i nazwisko, numer członkowski, datę urodzenia i numer PESEL, adres, e-mail, telefon, zdjęcie, dane pozwolenia na broń albo legitymacji, licencję PZSS, uprawnienia (patent, sędzia, instruktor, prowadzący) ze źródłem, skany dokumentów z terminem ważności, deklarację członkowską z podpisem, należności i wpłaty składek, wysłane przypomnienia i komunikaty. Numer PESEL, adres i dane pozwolenia przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Klub nie wprowadza do Serwisu orzeczeń lekarskich i psychologicznych ani zaświadczeń o niekaralności — tylko datę ich ważności. Jeżeli masz Kartę Strzelca powiązaną z kartoteką, w Karcie widzisz swoje składki w tym Klubie (należność, wpłata, termin). Jeżeli Klub prowadzi zawody w serwisie metryczka.pro i włączy połączenie, lista członków (imię i nazwisko, rocznik, e-mail, numery członkowski, licencji i Karty, grupa, informacja o zaległej składce — bez kwot, numeru PESEL i adresu) trafia do metryczka.pro na potrzeby zapisów na zawody Klubu.
Składka online: płacisz na stronie operatora Stripe na rzecz Klubu (Stripe Connect) — pieniądze trafiają bezpośrednio do Klubu. Przekazujemy do Stripe kwotę i opis składki oraz Twój adres e-mail do potwierdzenia płatności; danych karty nie widzimy. W zakresie płatności Stripe działa na podstawie umowy z Klubem.
Swoje prawa wykonujesz wobec Klubu — tak jak klienci Warsztatu (pkt 5 ust. 6). Wpisów w rejestrach i w książce nie można usunąć; błędy koryguje się nowym wpisem albo odrzuceniem z podaniem powodu.

6. Dane rozliczeniowe (administrator: Usługodawca)

Przetwarzamy: nazwę Warsztatu, pełną nazwę przedsiębiorcy, adres, NIP, REGON, numer KRS, numer koncesji, adres e-mail płatnika, historię płatności i faktur. Dane firmy Warsztat wpisuje sam albo pobiera przyciskiem z rejestrów publicznych (KRS, CEIDG, REGON — przez serwis xKRS.pl prowadzony przez Usługodawcę) lub z wykazu podatników VAT Ministra Finansów (Biała Lista) — pobranie następuje tylko na żądanie, a dane można poprawić.
Cel i podstawa: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawianie faktur i obowiązki podatkowo-rachunkowe (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Okres: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi — co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy lub dotyczy dokument, a w zakresie roszczeń — do upływu terminu przedawnienia.
Danych karty płatniczej nie widzimy i nie przechowujemy — przetwarza je wyłącznie operator płatności Stripe. Na stronie płatności Stripe obowiązują zasady prywatności Stripe.
Faktury wystawiamy w programie Fakturomania i przesyłamy do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). E-mail z fakturą zawiera numer faktury i numer nadany w KSeF.

6a. Kontakt z konta demo (administrator: Usługodawca)

W koncie demo możesz kliknąć „Jestem zainteresowany(-a)” i zostawić kontakt. Przetwarzamy wtedy: adres e-mail, numer telefonu, nazwę klubu albo warsztatu (jeżeli ją podasz), moduł, którym się zainteresowałeś, datę zgłoszenia i adres IP.
Cel: odezwać się do Ciebie w sprawie Serwisu — przedstawić ofertę i pomóc go uruchomić. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zapisywana razem ze zgłoszeniem. Adres IP przetwarzamy także w celu ochrony formularza przed nadużyciem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
E-mail i telefon są potrzebne, żebyśmy mogli się z Tobą skontaktować — bez nich zgłoszenia nie da się wysłać.
Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, pisząc na support@ewidencja.pro — usuniemy wtedy zgłoszenie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem kontaktu sprzed jej wycofania.
Okres: 12 miesięcy od zgłoszenia, chyba że wcześniej wycofasz zgodę. Jeżeli założysz konto w Serwisie, Twoje dane jako Użytkownika przetwarzamy dalej na zasadach z pkt 3.

7. Komu przekazujemy dane

Korzystamy wyłącznie z dostawców niezbędnych do działania Serwisu:

Odbiorca	Rola	Siedziba / miejsce przetwarzania
Hetzner Online GmbH	serwer i baza danych Serwisu (wszystkie dane, w tym księgi Warsztatów)	UE
cyber_Folks S.A. z siedzibą w Poznaniu (operator usługi Zenbox)	hosting poczty, wysyłka e-maili (logowanie, powiadomienia, e-maile do klientów Warsztatu)	Polska
Stripe Payments Europe, Ltd.	obsługa płatności i subskrypcji	Irlandia (możliwe przekazanie poza EOG — pkt 8)
Fakturomania Sp. z o.o.	program do wystawiania faktur i księgowości	Polska
Cloudflare, Inc.	ochrona formularzy rejestracji, logowania i kontaktu z konta demo przed automatami (Turnstile) — adres IP i informacje o przeglądarce w chwili wysłania formularza	USA (pkt 8)
Minister Finansów — Krajowy System e-Faktur	przyjmowanie faktur ustrukturyzowanych (obowiązek ustawowy)	Polska
kartastrzelca.pl (ten sam Usługodawca)	potwierdzenie PIN-u przy logowaniu; dane klienta przy przyjęciu broni i dane do wpisu w książce pobytu — tylko po podaniu PIN-u przez posiadacza Karty (pkt 5 i 5a); informacja o dzisiejszym wpisie i o depozycie broni dla posiadacza Karty, składki członka z Kartą powiązaną z kartoteką klubu (pkt 5a); uprawnienie prowadzącego strzelanie	Polska

Dane możemy też udostępnić organom publicznym, gdy nakazuje to przepis prawa. Nie sprzedajemy danych i nie wykorzystujemy ich do reklamy.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Sami nie przekazujemy danych poza EOG. Stripe może przetwarzać część danych płatniczych poza EOG, a Cloudflare — adres IP i informacje o przeglądarce przy ochronie formularzy (Turnstile), na zasadach opisanych w ich umowach przetwarzania danych — w oparciu o mechanizmy z rozdziału V RODO (decyzja Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony dla ram EU-US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję).

9. Jak długo przechowujemy dane — uzupełnienie

Okresy dla poszczególnych danych podaje tabela w pkt 3 oraz pkt 6 i 6a (kontakt z konta demo — 12 miesięcy).
Po rozwiązaniu umowy z Organizacją ma ona dostęp do odczytu i eksportu księgi, rejestrów i książki pobytu przez 90 dni; potem dane usuwamy (szczegóły — Regulamin i umowa powierzenia).
Kopie zapasowe bazy danych wykonujemy przed każdą aktualizacją Serwisu; przechowujemy je na tym samym serwerze przez 30 dni, po czym są usuwane. Dane usunięte z Serwisu mogą do tego czasu pozostawać w kopiach zapasowych.
Obowiązek przechowywania księgi rejestru napraw przez okres wskazany w przepisach spoczywa na Warsztacie (przepisy nie określają odrębnego okresu przechowywania księgi: prowadzi się ją przez cały czas działalności, z możliwością odczytu i wydruku od dnia założenia (§ 4 ust. 9 pkt 3 rozporządzenia MSWiA z 30.10.2019, Dz.U. 2019 poz. 2241), a po ostatecznym cofnięciu koncesji przedsiębiorca przekazuje ewidencje organowi koncesyjnemu w terminie 3 miesięcy od uprawomocnienia się decyzji, uporządkowane chronologicznie i ze spisem zawartości (art. 37 ustawy z 13 czerwca 2019 r., t.j. Dz.U. 2023 poz. 1743)). Serwis umożliwia Warsztatowi wydruk i eksport księgi w każdej chwili, aby mógł ten obowiązek wykonać także po zakończeniu korzystania z Serwisu.

10. Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie jednego rodzaju cookies — cookie sesji, niezbędnego do utrzymania zalogowania i ochrony formularzy przed nadużyciem (CSRF). Bez niego Serwis nie działa, dlatego nie prosimy o zgodę.
Nie stosujemy narzędzi analitycznych, pikseli reklamowych, reklam ani innych narzędzi śledzących. Czcionki są wczytywane z naszego serwera (nie korzystamy z Google Fonts).
Formularze rejestracji, logowania i kontaktu z konta demo chroni Cloudflare Turnstile — sprawdza, czy formularz wysyła człowiek; nie służy do reklamy ani śledzenia (pkt 7).
Na stronie płatności prowadzonej przez Stripe obowiązują cookies i zasady Stripe.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), m.in.: logowanie bez stałego hasła (jednorazowy link ważny 30 minut albo Karta Strzelca z PIN-em), role i uprawnienia w zespole Organizacji, rejestr zdarzeń z adresem IP, blokadę usuwania wpisów księgi, rejestrów i książki pobytu na poziomie bazy danych, szyfrowanie numerów pozwoleń i adresów w książce pobytu oraz numeru PESEL, adresu i danych pozwolenia w kartotece członków klubu, kopie zapasowe przed każdą aktualizacją, strony statusu naprawy bez danych osobowych. Połączenia z Serwisem są szyfrowane (HTTPS z HSTS), a dane każdej Organizacji są w bazie odizolowane od danych innych Organizacji (zabezpieczenie na poziomie wierszy bazy danych, niezależne od kodu programu).

12. Twoje prawa

W zakresie danych, których jesteśmy administratorem, masz prawo: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 15–21 RODO). Prawo do usunięcia nie obejmuje danych, które musimy przechowywać z mocy prawa (np. faktury).
Wniosek wyślij na support@ewidencja.pro. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca (art. 12 RODO).
Jeżeli jesteś klientem Warsztatu, osobą na strzelnicy, w rejestrach klubu albo członkiem klubu — patrz pkt 5 ust. 6 i pkt 5a ust. 8.
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl (art. 77 RODO).
Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

13. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie, a osoby mające konto — e-mailem. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://ewidencja.pro/polityka-prywatnosci.